Politique de confidentialité

En une phrase

OwnDesk stocke uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement de votre gym (compte, réservations, paiements, performances sportives, communauté). Aucune revente, aucun tracking publicitaire tiers, aucune cession à des partenaires marketing. Jamais.

1. Responsable du traitement

OwnDesk est une marque commerciale exploitée par Fabien Barcelo, travailleur autonome au Canada. Contact officiel : support@owndesk.co. Adresse postale : 3040, rue de la Comtesse, Laval (Québec) H7E 0H8, Canada.

Pour les données des adhérents d'un gym situé dans l'Union européenne, le responsable du traitement est le gym lui-même, établi dans l'Union, et OwnDesk intervient comme sous-traitant sur ses instructions. OwnDesk n'a pas désigné de représentant au sens de l'article 27 du RGPD à ce titre. Cette position est réexaminée à chaque nouveau client établi dans l'Union européenne.

Selon le traitement concerné, les rôles ne sont pas les mêmes :

• Données des adhérents d'un gym (profil, réservations, présences, records et scores, notes de suivi, paiements encaissés par le gym, communauté, messagerie) : le gym est responsable du traitement, car c'est lui qui décide des informations qu'il collecte et de leur usage. OwnDesk agit comme sous-traitant, sur instruction du gym. Pour ces données, votre interlocuteur de premier niveau est votre gym ; OwnDesk relaie les demandes qui lui sont adressées directement.
• Données du compte du gym et de la plateforme (compte propriétaire, contrat et facturation de l'abonnement OwnDesk, sécurité, support, mesure d'usage interne, prospection commerciale) : OwnDesk est responsable du traitement.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, contactez la personne responsable de la protection des renseignements personnels : support@owndesk.co (indiquer « données personnelles » en objet pour un traitement prioritaire). Réponse sous 30 jours. OwnDesk n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD, cette désignation n'étant pas requise au regard de ses traitements.

3. Données collectées et bases légales

4. Sous-traitants (article 28 RGPD)

OwnDesk fait appel aux sous-traitants suivants :

La majorité de nos sous-traitants hébergent et traitent les données aux États-Unis : Supabase (base de données, authentification, stockage de fichiers), Vercel (hébergement web), Sentry (observabilité des erreurs), Resend (emails transactionnels), Stripe (paiements) et Anthropic (fonctions d'intelligence artificielle). Ces traitements hors Québec impliquent un transfert de renseignements personnels en dehors du Québec, de l'Union européenne et du Canada. Pour l'encadrer, OwnDesk s'appuie sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (CCT 2021) ainsi que sur les décisions d'adéquation applicables.

5. Durée de conservation

• Compte actif : aussi longtemps que le compte est utilisé.
• Suppression de compte : votre profil est anonymisé immédiatement (nom, adresse email, téléphone, photo et biographie effacés) et l'accès est définitivement révoqué. L'historique de réservations et de paiements est conservé sous forme anonymisée pour les obligations comptables du gym.
• Journaux techniques : conservés selon les durées de rétention de nos prestataires d'hébergement et de supervision. Les journaux d'audit internes (accès de support, événements de facturation, événements d'import) sont conservés sans limite de durée fixée à ce jour.
• Données fiscales et transactionnelles : conservées le temps requis par les obligations légales comptables et fiscales applicables.
• Notes santé auto-déclarées : supprimables à tout moment depuis le profil. Sinon conservées pendant la durée du compte.
• Photos et posts communauté : supprimables à tout moment.
• Après suppression d'un compte rattaché à un gym : si des sommes restent dues au gym au moment de la suppression, un relevé d'identité (nom, adresse email, téléphone) est conservé pour lui permettre de les recouvrer. Ce relevé est effacé dès que la somme est réglée ou que le gym renonce à la recouvrer. En l'absence de somme due, aucun relevé n'est créé.

6. Vos droits

Conformément au RGPD et à la Loi 25, vous pouvez à tout moment :

• Accéder à vos données depuis votre profil OwnDesk (export JSON).
• Rectifier via les paramètres de profil.
• Supprimer (« droit à l'oubli ») : depuis le profil ou par email à support@owndesk.co. Demande traitée sous 30 jours, hors obligations légales de conservation. Les comptes propriétaires d'un gym comptant des membres actifs ne peuvent pas être supprimés en libre-service et doivent en faire la demande à support@owndesk.co.
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (JSON).
• Limiter le traitement ou vous y opposer : nous écrire en précisant le motif.
• Retirer votre consentement à tout moment (notamment pour les notes santé).
• Réclamation : auprès de la CAI (Commission d'accès à l'information du Québec) ou de l'autorité de protection des données de votre pays.

7. Notification de violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, OwnDesk notifie :

• la CNIL ou l'autorité de contrôle compétente de l'Union européenne dans les 72 heures suivant la prise de connaissance (RGPD, art. 33) ;
• la Commission d'accès à l'information du Québec avec diligence lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux (Loi 25) ;
• le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans les meilleurs délais lorsque l'atteinte présente un risque réel de préjudice grave (LPRPDE) ;
• les Utilisateurs concernés sans délai déraisonnable, par email, en décrivant la nature de la violation, les conséquences probables et les mesures prises.

8. Cookies et traceurs

OwnDesk utilise trois catégories de traceurs. D'abord, des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service, exemptés de consentement :

• session de connexion (authentification Supabase) : durée de la session, ou 30 jours si l'option « se souvenir de moi » est activée ;
• préférences UI (mode sombre, langue) : durée 1 an, supprimable depuis le navigateur.

Aucun traceur analytique. OwnDesk n'utilise aucune mesure d'audience : ni PostHog, ni Google Analytics, ni équivalent. Aucun profilage, aucun suivi de parcours, aucun partage à des fins publicitaires. Il n'y a donc rien à consentir, et aucune bannière de cookies : les seuls fichiers déposés sont ceux listés ci-dessus, strictement nécessaires au fonctionnement. Pour toute question, écrivez à support@owndesk.co.

Notre outil de supervision des erreurs reçoit le message d'erreur, la pile d'appel technique et la page concernée. Il n'enregistre aucune vidéo de session et ne transmet ni adresse IP ni en-tête de requête. Cette supervision repose sur notre intérêt légitime à assurer la sécurité et la continuité du Service.

Enfin, une mesure de performance des pages (temps de chargement, réactivité). Elle ne dépose aucun cookie et n'écrit rien sur votre appareil. Elle ne reçoit que le chemin de la page consultée, sans les paramètres d'adresse et sans identifiant permettant de vous reconnaître d'une visite à l'autre.

Sur les pages de paiement, le script de notre prestataire de paiement est chargé depuis son propre domaine et dépose ses propres traceurs, nécessaires à la prévention de la fraude.

Dans tous les cas, aucun tracking publicitaire tiers n'est utilisé (Google Ads, Meta Pixel, TikTok…).

9. Mineurs

Le seuil d'âge à partir duquel une personne peut consentir seule au traitement de ses données varie selon la juridiction : 14 ans au Québec au sens de la Loi 25, et entre 13 et 16 ans dans l'Union européenne selon l'État membre (15 ans en France). En deçà de ce seuil, le consentement du titulaire de l'autorité parentale est requis. L'Owner d'un gym garantit qu'il recueille ce consentement pour les Adhérents mineurs avant de les inviter sur la Plateforme.

10. Accès du personnel OwnDesk (support)

Pour le support technique, le dépannage et la sécurité de la Plateforme, l'éditeur d'OwnDesk peut accéder au compte de l'Owner d'un gym et consulter son interface telle qu'il la voit. Cet accès est configuré pour empêcher toute action en son nom.

• Finalité : uniquement le support, le dépannage et la sécurité. Aucun usage à des fins de marketing ou de profilage.
• Portée : accès réservé à l'éditeur (Fabien Barcelo), seul détenteur des accès administrateur, protégé par une authentification à deux facteurs et limité dans le temps.
• Journalisation : les accès sont enregistrés dans un registre interne (qui a accédé, à quel compte, quand et pour combien de temps), conformément au principe de responsabilité.
• Vos droits : vous pouvez demander le relevé des accès de support effectués sur votre compte en écrivant à support@owndesk.co.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer. Chaque version est publiée sur cette page, et la date « dernière mise à jour » en haut du document fait foi. En cas de modification substantielle, nous vous invitons à la relire : la poursuite de l'utilisation du Service vaut prise de connaissance.